Veja os benefícios que uma Automação de Workflow agrega para sua empresa

Processos bem gerenciados, organizados e fáceis de se configurar não podem mais ser apenas um sonho para as empresas de hoje. Existem tarefas simples que são demoradas e, apesar de serem evitadas ao máximo, precisam ser executadas.

Para otimizar as horas de trabalho investidas, é necessário entender a importância da ordem dos processos e como a automação os torna ágeis e assertivos. Caminhando nessa direção, se chega à automação de workflow.

Organizações que implementam um sistema de automação de workflow, cortam de sua lista de tarefas manuais as demandas simples e abrem as portas para muitas outras vantagens que ajudam a superar os desafios do negócio.

Na prática, o que é automação de workflow?

A automação de workflow tem o objetivo de gerenciar diversos processos de negócios, sejam eles diretos, com assistência manual ou de gerenciamento, permitindo clareza visual do gerenciamento e suas ligações.

Esse é um meio prático de ajudar na economia de tempo e efetividade de seu investimento produtivo no trabalho. Na prática, a automação de workflow é evitar o desperdício de tempo através de um software que realiza tarefas como enviar e-mails, acompanhar processos, atribuir deveres e criar alertas.

Quando se trata de lidar com os recursos e cenários internos mais básicos, as técnicas de design de automação de workflow trabalham com os muitos dados existentes para auxiliar o progresso da organização como um todo. O desperdício de recursos, tempo e investimentos da empresa diminuem a longo prazo e a produtividade da equipe aumenta.

Como funciona a automação de workflow?

Para saber como funciona, primeiro é necessário entender como a automação de workflow é incluída no processo cotidiano da empresa. 

Visualizar como funciona o trabalho bem-sucedido de um workflow automatizado será mais fácil utilizando exemplos. Considerando uma empresa de venda de smartphones, o processo ocorreria dessa maneira:

1. Um cliente entra com contato com o representante de vendas da empresa para comprar um smartphone;
2. Esse representante irá registrar o pedido para a área de processamento de clientes;
3. A equipe de processamento de clientes levará o pedido até a equipe de cumprimento;
4. Por sua vez, a equipe de cumprimento irá aprontar a ordem e deixá-la pronta para transporte;
5. Então o transporte levará o smartphone para o cliente.

Esse é um processo simples, que se torna ainda mais com a automação do workflow. Toda etapa é acompanhada pelo software que agiliza o procedimento cuidando de tarefas simples, mas que exigem tempo, como o envio de e-mails ou registro de documentos sobre o comprador e seu pedido para as áreas responsáveis.

A automação do workflow irá garantir a união de todos os processos de ponta a ponta, garantindo fluidez e agilidade em cada passo. Para tal, a coordenação do processo pode e deve ser aprimorada com o uso de ferramentas de gerenciamento de workflow, permitindo que tudo ocorra da maneira certa.

Manter a equipe de colaboradores unidos e alinhados com relação à nova tecnologia também é crucial para o sucesso da novidade. Todos os funcionários responsáveis por cada fase do processo devem ter treinamento e acesso às etapas e cronogramas estipulados para garantir a cooperação. Dessa maneira, além de aumentar a produtividade, a administração também ganha ao poder visualizar a cadeia de processos com suas atualizações em tempo real. Isso facilitará o contínuo aprimoramento conjunto da organização.

Motivos para implementar a Automação de Workflow

Um fluxo de trabalho dependente de ações humanas sempre guarda a possibilidade de interromper, atrasar ou prejudicar as operações da organização. Falta de comunicação e transparência, dependência de terceiros e até mesmo o humor dos colaboradores interfere na qualidade e agilidade do trabalho, criando uma variedade de gargalos no trabalho, coisa que todo gestor/administrador sempre busca evitar.

A automação do workflow resolve muitos desses gargalos de produtividade ao aumentar a segurança e permitir que todos os colaboradores se mantenham cientes e ativos na execução do trabalho e criação de soluções contra os desafios que surgem ao longo da jornada.

A automação de workflow permite que a gestão:

• Automatize a escala

Fazer mais utilizando menos ao implementar um processo sem interferência humana enquanto a dedica em outras necessidades.

• Entregue experiências consistentes

Provocar uma experiência de usuário coerente e benéfica também passa pela transparência dos processos de workflow padronizados.

• Desenvolva um fluxo de trabalho flexível

Unir processos estruturados ou não continuamente em um fluxo aprimorado e contínuo.

Melhora a comunicação interna, reduz custos, aumenta a produtividade, evita erros, descarta a possibilidade de desperdícios e aumenta a segurança do negócio. A automação de workflow tem o objetivo e a capacidade de mudar completamente a velocidade e qualidade das entregas apenas utilizando tecnologia e logística aplicada.

Metodologias que auxiliam a Automação de Workflow

Existem algumas ferramentas e metodologias pré estabelecidas que facilitam a construção do workflow e podem ser usadas no gerenciamento das necessidades da empresa. Algumas delas são:

• Ciclo PDCA

Seu nome é um acrônimo para Plan, Do, Check & Act (Planejar, Fazer, Checar e Agir. O Ciclo PDCA tem o objetivo de definir o workflow desde o diagnóstico até as ações de aprimoramento contínuo.

• Diagrama de Ishikawa

Uma ferramenta com a função de ajudar o gestor na organização do raciocínio lógico e na identificação das causas dos gargalos no fluxo de trabalho. Também é conhecido como Diagrama Espinha de Peixe.

• Análise de Pareto

Identificar as principais causas dos problemas internos é o primeiro passo para resolvê-los.

A metodologia ajuda nesse processo e também a priorizar esses desafios em ordem de resolvê-los.

Implementar a automação de workflow exige muita atenção para que seja efetuada de maneira eficiente. Ser cuidadoso com a diagramação das informações, evitar a repetição desnecessária de processos, formular uma descrição clara e trabalhar a capacitação dos colaboradores é fundamental para a eficiência desse processo.

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